In deze blog wil ik graag een paar echt nuttige tips geven die je kan gebruiken als je een stapel tapes hebt waar gevoelige data op staat en die vernietigd moet worden.
Tip 1: Bekijk eens deze film
Dit is een filmpje opgenomen bij Robein Vermogens Beheer. Hier zie je hoe tapes op locatie worden vernietigd op een manier zoals ik denk dat het hoort.
Tip 2: Zelf tapes vernietigen gaat echt niet
Ik krijg bijna wekelijks mensen aan de telefoon, die vernietigen van tapes toch wel duur en zonde van het geld vinden. Ze zeggen dan: ik doe het wel zelf. Jaren terug was er het hoofdkantoor van een supermarkt keten en die hadden een hele ploeg uitzendkrachten ingehuurd die gewapend met schaartjes de tapes in stukken zouden gaan knippen. Het resultaat was een dagenlang durende en enorme bende en een hele flinke rekening van het uitzendburo. Daarna zijn wij langs gekomen met onze mobiele harddisk shredder en wij hebben met twee man de klus in 20 minuten gedaan, en voor beduidend minder geld.
Wat ik maar wil zeggen: er is feitelijk geen goeie manier om zelf tapes te vernietigen. Om tapes te vernietigen moet je ze snel in kleine stukjes hakken. En dat kan eigenlijk alleen goed met (sommige) shredders.
Tip 3: Ga je oude tape niet formateren of wipen
Ja ik weet het, de betere systeembeheerder kan heel goed de oude tapers ter vernietiging zelf formateren en/of wipen. Op de allereerste plaats durf ik me toch echt af te vragen hoe veilig dat is. Daar komt bij dat dit verhaal alleen werkt bij perfect werkende tapes, en de tapes die je wilt vernietigen zullen wel een dagje ouder zijn vermoed ik.
En qua kosten is zelf dan, dus ook formateren/wipen echt niet slim. De betere bedrijven in data vernietiging zullen je vanaf een 4 euro rekenen om een tape te vernietigen en dat komt in de praktijk echt goedkoper uit!
Tip 4: Op locatie data-vernietigen of juist niet
Bepaal voordat je een bedrijf opdracht geeft om je tapes te vernietigen of je dat op locatie wil of juist niet. Dit is wel een belangrijke beslissing. Wil je meer weten over op locatie vernietigen – of juist niet? Ik heb hierover een andere blog geschreven en die vind je hier: BLOG VERNIETIGEN OP LOACTIE OF JUIST NIET.
Tip 5: Zorg ervoor dat je de oude tapes voor vernietiging deugdelijk bewaard
Laat de oude tapes voor vernietiging beslist niet in je organisatie zwerven en maak er goede afspraken over met mekaar. Als je de te vernietigen tapes in een goede afsluitbare kast legt kan dat best prima zijn. En wat ook belangrijk is: Zorg ervoor dat indien een tapestreamer of een taperobot uit de vaart wordt gehaald, dat je systeembeheerder er voor zorgt dat echt alle tape eruit zijn. Wij komen hier bij IT Recycling echt wekelijks verassingen tegen in oude taperobots.
Bijna alle bedrijven die vernietiging aanbieden willen je handige opberg containers uitlenen, meestal is dat gratis. Ik vind dit echt bijzonder praktisch en veilig.
Tip 6: Tapes vernietigen: Alleen met een shredder en met niks anders!
Ik hoor van klanten teleurstellende verhalen over degaussers met geheimzinnige magnetische velden. En het slechte gevoel wat men daarna overhoud. Voor de gemoedsrust is het gewoon beter om te zien hoe tapes in een shredder in stukjes gehakt worden.
En dan hebben we nog een even ingenieus als onpraktisch apparaat wat MaxxEguard heet.
Op dit website worden fantastische verhalen beloofd. En ik heb het toestel zelf een aantal keren aan het werk gezien op de Info Security Beurs. Ik was in het geheel niet onder de indruk. Met harddisks werkt het ding echt even langzaam als onbetrouwbaar en met tape werkt het in het geheel niet. Klanten die ik er over spreek zeggen hetzelfde.
Als je tapes wilt vernietigen moet je ze snel in kleine stukjes hakken.
Tip 7: Vernietigen in hele KLEINE stukjes graag.
De shredders voor data vernietiging hebben meestal messen van 25mm of meer. Ze snijden dus in stukjes van 25 mm of meer. Als je daar tapes in gooit dan krijg je slierten van echt meters en met de huidige datadichtheid kunnen dat nog hele stukken informatie wezen. Ik zou willen aanbevelen om voor tapevernietiging alleen shredders te gebruiken die kleiner gaan als een 10-12mm. Wij shredden op 9mm.
Tip 8: Laat die rotzooi in godsnaam meenemen!
Geshredderde tapes is vieze rommel. Het is niet recyclebaar. Een aantal collega datavernietigers hebben er een handje van om de geshredderde tapes gewoon achter te laten. Wij zijn meerdere keren bij klanten geweest en hebben daar de geshredderde tapes van collega’s maar meegenomen omdat anders die klant ermee omhoog zit. Ik vind het te treurig voor woorden dat een bedrijf langskomt om tapes te vernietigen en dan gewoon de bende achterlaat en het probleem bij de klant neerlegt. Maar het gebeurd dus wel regelmatig! Ik zou willen aanbevelen om hiervoor van te voren goede afspraken te maken.
Tip 9: Laat je tapes vernietigen uitsluitend door een WEEELABEX gecertificeerd bedrijf.
Deze tip lees je in zowat elke blog die ik schrijf. Bedrijven die data vernietigen zijn verplicht te voldoen aan de WEEALABEX norm. En hiervoor moeten ze een certificaat behalen. Bedrijven die dit certificaat hebben voldoen aan hele hoge eisen op gebied van milieu, veilige data vernietiging en klantvriendelijkheid. Als een bedrijf geen WEEELABEX heeft ga er dan niet mee in zee. Wie weelabex heeft is openbaar en staat op de website van weeelabex www.weeelabex.org.
Tip 10: Pak de telefoon en bel me op als je advies wilt over vernietiging van tapes.
Advies is altijd gratis, bel me op 0413-249756 of mail naar steef@it-recycling.nl