Een paar superhandige tips over serverruimtes ontruimen. Ik heb zelf inmiddels 20 jaar ervaring in het ontruimen van serverruimtes en ik weet wat erbij komt kijken. In vele gesprekken met klanten heb ik inmiddels ook gehoord hoe het vreselijk mis kan gaan.
Het ontruimen van een computerruimte is een complex geheel. Je kunt het echt niet zelf en een doordachte aanpak is noodzakelijk om het snel tot een goed einde te brengen.
Heb je zelf tips? Of heb je ervaringen met serverruimtes of computerruimtes ontruimen? Geen dan een reactie onderaan deze blog!
Tip 1. Eerst proberen een ander het op laten lossen
Voordat je begint met plannen te maken om je serverruimte te laten ontruimen is het slim om je eerst maar eens af te vragen of jullie wel de partij zijn die de serverruimte moet opruimen. Als je gaat verhuizen dan wil de volgende gebruiker misschien wel de serverruimte. Of wellicht kan je een deal maken met de verhuurder en (met wat geld afrekenen) de serverruimte laten zitten. Of het oude pand staat op de nominatie gesloopt te worden. Je moet je bedenken dat een ontruiming van een serverruimte (bijna) altijd veel geld kost. De materialen en de oude metalen die eruit komen dekken nooit de kosten om het eruit te laten halen.
Tip 2. Bedenken wat je wil en waar je naar toe wilt
Als je gaat ontruimen is het belangrijk dat je van te voren goed weet wat het uiteindelijke resultaat moet worden. Wat gaat er met die ruimte gebeuren als het geen serverruimte meer is? Of wordt het hele pand gesloopt? Als je na het verwijderen van de serverruimte er een keurig kantoor van wilt maken heb je een aannemer nodig. Ga vooral eerst even met de aannemer praten over hoe de ruimte opgeleverd moet worden. Oh ja… en bedenk voor jezelf wanneer het klaar moet zijn.
Tip 3. Maak een deal voor het gehele project met een bedrijf
Mij lijkt het erg dom om nog een paar mooie servers los te verkopen voor goed geld en dan een deal maken met de koelspecialist en dan de electromonteur laten komen. Dan de computer-recycling en ga zo maar door. Op deze manier gaat het echt weken duren en wordt het een hoofdpijn dossier.
Het organiseren van de ontruiming van een serverruimte… doe dat maar liever niet zelf. Probeer het project te laten uitvoeren door een partij die alles voor je oppakt. Vaak zal je dan zien dat zo een partij dan zelf weer een of meer onderaannemers in de arm neemt.
Tip 4. Doe echt alleen zaken met gerenommeerde bedrijven
Er zijn veel prutsers die wel uw oude serverruimte willen ontruimen. En heel misschien maakt de ijzerboer op de hoek ook nog wel een aanbieding. Maar bedenk dat het ontruimen van een serverruimte echt een specialistische job is. Er komt heel veel bij kijken en er moet aardig wat georganiseerd worden. Vraag dus referenties en bekijk de offerte heel goed. Staat in de offerte echt alles wat gedaan moet worden? Is het duidelijk wanneer het klaar moet zijn? En wat zijn de uitsluitingen en hoe zit het met meerwerk? Heeft het bedrijf ervaring met dit soort klussen? En werken ze volgens wettelijk richtlijnen? Als het gaat over data vernietigen en computerafval dan moeten ze WEEELABEX hebben, als het gaat over koelinstallaties en airco dan moeten ze een STEK certificaat hebben. Hier moet je echt naar vragen! Veel bedrijven melden vol trots dat ze VIHB en/of NIWO hebben, maar dat heeft iedereen en is niet genoeg.
Tip 5. Data vernietigen
Het is handig om de ontruimer ook de oude servers op te laten ruimen natuurlijk. Maar daar staat natuurlijk nog data op. Vraag dus van te voren heel goed hoe ze die data gaan vernietigen. Het allerbeste is natuurlijk met een mobiele shredder en voor de deur zodat je mee kan kijken. Dit is trouwens ook het duurste. Als een bedrijf zegt dat ze een certificaat uitgeven dan is dat echt NIET GOED GENOEG. Als je een bedrijf servers laat opruimen en data laat vernietigen check dan dat bedrijf WEEELABEX gecertificeerd is. De WEEELBAEX certificering is een wettelijke verplichting voor dit soort bedrijven. Check op www.weeelabex.org. Staan ze er niet op dan zou ik er geen hardisks en tapes aan toevertrouwen. Wil je meer weten over datavernietigen? Klik dan hier.
Tip 6. Patchkasten
Heel vaak staan in de oude serverruimte patchkasten met netwerkkabels naar alle werkplekken in het pand. Als je alleen de racks en apparatuur uit de serverruimte haalt dan kunnen die patchkasten meestal wel blijven staan en blijft de interne bedrading in je pand intact. Als je echter de gehele infrastructuur eruit laat halen dan kun je de patchkasten meestal niet behouden. Als de nieuwe gebruiker naar alle werkplakken nieuwe draadjes moet trekken dan gaat dat echt heel veel geld kosten.
Tip 7. Airco en koelinstallaties
In de koelinstallatie zit een koelmiddel, dit koelmiddel moet er uit en dat moet volgens wettelijke regels opgevangen worden en gerecycled worden. Bij elke koelinstallatie zit een logboek en daarin staat hoeveel en welke soort koelmiddel er in zit. De naam van koelmiddel begint met de letter R en dan 3 letters, bijvoorbeeld R407 en de hoeveelheid wordt uitgedrukt in kilogram. Als je een bedrijf uitnodigt om een offerte te maken dan willen ze het logboek inzien. Het leegpompen van een koelinstallatie moet gebeuren door een bedrijf met een STEK certificering. Na afloop krijg je een certificaat van STEK en wordt er een aantekening gemaakt in het logboek. Het logboek moet je bewaren ook als de machine allang weg is. Wil je meer lezen over het demonteren van koelsystemen? klik dan hier.
Tip 8. Overlast
Een serverruimte ontruimen is altijd een flinke plus die meestal enkele dagen duurt, of langer. Houdt er rekening mee dat de werkers overlast kunnen veroorzaken bij collega’s of buren. Maak hier van te voren afspraken over en kijk of hierover iets staat in de offerte.
Tip 9. Liever goed aangepakt en op tijd klaar als iets goedkoper
Deze laatste tip is eigenlijk een samenvatting van al het voorafgaande. Als je goed plan hebt en je weet wat je wilt, neem dan een goed bedrijf in de arm en ga niet voor de laagste prijs. Als je met professionals in zee gaat is een serverruimte ontruiming zo geregeld. Als met je prutsers te maken hebt moet je maar afwachten wat voor een verassingen er komen.